1. Rekisterinpitäjä

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry

Y-Tunnus: 2165515-3

Toimipaikan osoite: Satamatie 330, 67900 Kokkola

Postiosoite: PL 17, 67101 Kokkola

Puhelin: 040 566 9673

Sähköposti: kaisa.kaapo@kip.fi

 

2. Rekisterin nimi

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n jäsen- ja sidosryhmärekisteri

 

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia yhdistyksen toiminnan, jäsenyyksien hallinnoinnin, viestinnän, tapahtumien ja muun toiminnan toteuttamisen kannalta. Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat sen mukaan, missä yhteydessä tiedot kerätään ja mihin tarkoitukseen niitä käytetään.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• henkilön yritys ja tehtävänimike
• jäsenyyteen tai jäsenyrityksen yhteyshenkilönä toimimiseen liittyvät tiedot
  tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä annetut tiedot, kuten osallistumistiedot ja mahdolliset erityisruokavaliot
• uutiskirjeen tilaamiseen ja jakeluun liittyvät tiedot
• yhteydenottoihin ja niiden käsittelyyn liittyvät tiedot
• vierailuihin, kokouksiin ja tehdaskäynteihin liittyvät henkilön turvallisuus- ja kulkujärjestelytiedot
• työryhmiin, hallitukseen ja muihin luottamustehtäviin osallistumiseen liittyvät tiedot
• viestintää varten kerättävät tiedot, kuten valokuvat, videot, haastatteluissa annetut tiedot sekä henkilötarinoihin liittyvät tiedot
• kilpailujen ja arvontojen voittajien yhteystiedot palkinnon toimittamista varten.

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi tapahtumiin ilmoittautumisen, yhteydenottojen, uutiskirjeen tilaamisen tai muun yhdistyksen toimintaan osallistumisen yhteydessä. Tietoja voidaan saada myös jäsenyrityksiltä ja muilta yhteistyötahoilta silloin, kun se on henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista ja lainmukaista.

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n toiminnan järjestämiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat erityisesti:

• jäsenyyksien ja jäsenyritysten yhteyshenkilöiden tietojen hallinnointi
• jäsenviestintä sekä KIP News -uutiskirjeen ja muun ajankohtaisviestinnän toteuttaminen
• tapahtumien, koulutusten, kokousten ja muiden tilaisuuksien järjestäminen sekä niihin liittyvä osallistujaviestintä
• KIP-alueelle suuntautuvien vierailujen ja tehdaskäyntien järjestäminen sekä niihin liittyvien turvallisuus- ja kulkujärjestelyjen toteuttaminen
• yhdistyksen hallituksen, työryhmien ja muiden luottamustehtävien toiminnan koordinointi
• yhdistykselle osoitettujen yhteydenottojen käsittely ja niihin vastaaminen
• yhdistyksen viestinnän, markkinoinnin ja sidosryhmäyhteistyön toteuttaminen
• yhdistyksen toiminnasta, jäsenyrityksistä ja KIP-alueesta viestiminen esimerkiksi verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, uutiskirjeissä ja muissa viestintämateriaaleissa
• kilpailujen ja arvontojen järjestäminen sekä palkintojen toimittaminen.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin ja lainmukaisiin tarkoituksiin sekä siinä laajuudessa kuin se on kyseisen tarkoituksen toteuttamiseksi tarpeellista.

 

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn tarkoituksesta riippuen Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n oikeutettuun etuun, sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Oikeutettua etua voidaan käyttää käsittelyperusteena esimerkiksi yhdistyksen jäsenyyksien hallinnointiin, jäsen- ja sidosryhmäviestintään, tapahtumien ja vierailujen järjestämiseen sekä yhdistyksen toiminnan koordinointiin liittyvässä henkilötietojen käsittelyssä.

Suostumusta voidaan käyttää käsittelyperusteena tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely sitä edellyttää. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Tällaisia palveluntarjoajia voidaan käyttää esimerkiksi tapahtumailmoittautumisten hallintaan, uutiskirjeiden lähettämiseen, viestintään, verkkopalvelujen ylläpitoon sekä muihin yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisiin teknisiin ja hallinnollisiin palveluihin.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n puolesta ja sen antamien ohjeiden mukaisesti. Ne saavat käsitellä henkilötietoja vain sovittujen palvelujen tuottamiseen ja siinä laajuudessa kuin se on palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry huolehtii siitä, että henkilötietoja käsittelevät palveluntarjoajat sitoutuvat asianmukaiseen tietosuojaan ja tietoturvaan sekä käsittelevät henkilötietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille silloin, kun luovuttaminen perustuu lakiin tai on muutoin tarpeen yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille niiden omiin markkinointitarkoituksiin ilman asianmukaista oikeusperustetta.

 

Tietojen siirto EU/ETA –alueen ulkopuolelle

Tietojesi käsittelyssä Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry käyttää palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy tietoihin EU/EES-alueen ulkopuolelta, esimerkiksi USA:sta. Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry vastaa, että tietojen siirto tapahtuu asianmukaisella ja lain edellyttämällä tavalla.

Tietoja ei luovuteta EU / ETA maiden ulkopuolelle, ellei se ole Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry tai yhteistyökumppanin palvelun teknisen toteutuksen vuoksi tarpeellista. Tällöin Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry huolehtii riittävästi tietosuojan tasosta.

 

7. Miten suojaamme henkilötietosi?

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry pitää rekisteröityjen tietojen huolellista suojaamista erittäin tärkeänä. Tiedot tallennetaan sähköiseen järjestelmään, jota suojaavat palomuurit, salasanat ja muut tarvittavat tekniset ratkaisut. Vain määritetyillä Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n palveluksessa olevilla henkilöillä sekä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitoon, on pääsy rekisterin tietoihin. Kaikkia, jotka käyttävät rekisterin tietoja, koskee salassapitovelvollisuus.

 

8. Miten pitkään henkilötietojani säästetään?

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Säilytysaika määräytyy tietojen käyttötarkoituksen mukaan. Jäsenyyteen liittyviä tietoja voidaan säilyttää jäsenyyden ajan ja tarpeellisen ajan sen päättymisen jälkeen, tapahtumiin liittyviä tietoja tapahtuman järjestämisen ja siihen liittyvien velvoitteiden edellyttämän ajan sekä uutiskirjeen tilaajatietoja tilauksen voimassaolon ajan.

Tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä sekä tarkastaa, mitä häntä koskevia henkilötietoja Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry käsittelee. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Tarkastusoikeutta voidaan rajoittaa laissa säädetyissä tilanteissa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista sekä puutteellisten tietojen täydentämistä.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole esimerkiksi silloin, kun henkilötietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kun tietojen käsittelylle on muu laissa säädetty peruste.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus koskee tilanteita, joissa henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti tai sähköpostitse tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 ilmoitettuihin yhteystietoihin. Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään tai todentamaan henkilöllisyytensä.

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry vastaa rekisteröidyn pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tietosuoja-asetuksen mukaisissa tilanteissa tarvittaessa pidentää.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

 

10. Linkit

Verkkosivustomme kip.fi voi sisältää linkkejä muihin verkko-osoitteisiin. Tämä tietosuojaseloste koskee vain kip.fi-verkkosivustoa. Kun siirryt toiseen verkko-osoitteeseen, kehotamme sinua lukemaan kyseistä sivustoa koskevan tietosuojaselosteen. Huomioithan, että Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry ei vastaa siitä, miten muut verkkopalvelut käsittelevät henkilötietojasi.

 

11. Evästeet

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry:n verkkosivustolla käytetään sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä sekä käyttäjän suostumuksella muita evästeitä, kuten tilastointi- ja markkinointievästeitä. Käyttäjä voi hallita evästeitä ja muuttaa antamaansa suostumusta sivuston evästeasetuksista.

 

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Kokkolan Suurteollisuusalueyhdistys ry kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös muutoksiin lainsäädännössä. Suosittelemme, että tutustut säännöllisesti tietosuojaselosteen sisältöön.